こんにちは、みーです。
日々の業務に追われて、もっと効率的に仕事を進めたい…
新しいアイデアを出したいけど、なかなか良い発想が浮かばない…
ビジネスパーソンなら、誰もが一度はこんな悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか。
そんなあなたの強力な味方になるのが、AIチャットサービスの「ChatGPT」です。
この記事では、ChatGPTをまだ使ったことがない初心者の方に向けて、
その基本的な使い方から、あなたのビジネスを劇的に変える可能性を秘めた具体的な活用術まで、
分かりやすく徹底解説します。
この記事を読めばこんなことがわかります。
・明日からすぐに使える、メール作成やExcel作業といった具体的なビジネスシーンでの活用法
・企画のアイデア出しや思考の整理など、一人では難しい作業をサポートしてもらう方法
・ChatGPTの能力を最大限に引き出す質問のコツと、安全に利用するための注意点
【明日から使える】ChatGPTビジネス活用術4選
ここからは、具体的なビジネスシーンで役立つChatGPTの便利な使い方を4つご紹介します。
「こんなことにも使えるの？」という発見がきっとあるはずです。
ぜひ、ご自身の仕事に置き換えて読み進めてみてください。
1. 毎日のコミュニケーションを効率化！メール・文章作成
「取引先へのお詫びメール、どんな風に書けば失礼がないだろう…」
「上司への報告、もっと簡潔にまとめられないかな…」
文章作成は、ビジネスで多くの時間を費やす作業の一つです。
ChatGPTは、そんなあなたの頼れる文章作成アシスタントになります。
実際にプロンプト（指示文）を入力し、どんな回答が返ってくるか見てみましょう。
もう悩まない！丁寧な「お詫び」や「依頼」のメール文面
ChatGPTに「状況」「誰に」「何を伝えたいか」を具体的に教えるのがコツです。
丁寧かつ適切な表現の文章を瞬時に作成してくれます。
【プロンプト例】
取引先に納品した商品に不備がありました。丁寧なお詫びと、商品を交換する旨を伝えるメールの文案を作成してください。
このプロンプトを送信すると、画像のように件名から署名まで含んだ、
ビジネスメールの基本を押さえた文案がすぐに生成されます。
上司への報告やチャット返信も、もう迷わない
要点を箇条書きで伝えるだけで、構成の整った報告文に仕上げてくれます。
長文になりがちな進捗報告も、簡潔で分かりやすくなります。
【プロンプト例】
以下の要点をまとめて、上司へのプロジェクト進捗報告メールを作成してください。
・プロジェクト名：〇〇システム開発
・進捗：A機能の実装完了。現在B機能のテスト中。
・課題：テスト中に軽微なバグを3件発見。修正に2営業日ほど必要。
・今後の予定：来週水曜日までにB機能のテストを完了予定。
このように依頼するだけで、自分で一から書くよりも圧倒的に短い時間で質の高い文章を作成できます。
ビジネスチャットの短い返信に迷ったときも同様に相談できるので、コミュニケーションがよりスムーズになります。
2. もう数式で迷わない！Excelの作業はChatGPTに相談
「売上データの中から、特定の条件に合うものだけを合計したいんだけど…関数がわからない！」
そんな経験はありませんか？
Excel作業で避けては通れないのが、SUMIFやVLOOKUPといった関数です。
ChatGPTに「やりたいこと」を日本語でそのまま伝えれば、
もう難しい関数のマニュアルを読み解く必要はありません。
やりたいことを伝えるだけで、最適な関数を教えてくれる
専門用語を使う必要はありません。
「〇〇をしたい」と普段の言葉で質問するだけで、適切な関数とその使い方を具体的に教えてくれます。
【プロンプト例】
ExcelシートのA列には「商品名」、B列には「販売エリア」、C列には「売上」が入っています。
「販売エリア」が”東京”の商品の「売上」合計を出すための関数を教えてください。
数式のエラーも怖くない！原因と解決策を質問
関数を入力したときに出る「#N/A」や「#VALUE!」といったエラーメッセージ。
何が原因か分からず困ってしまいますよね。
そんな時は、エラーが出た数式をそのままChatGPTに貼り付けて質問してみましょう。
【プロンプト例】
Excelで
=VLOOKUP(A1, Sheet2!A:B, 2, FALSE)という数式を入れたら「#N/A」というエラーが出ます。
原因として考えられることは何ですか？
面倒な繰り返し作業は自動化！VBA（マクロ）のコード作成
毎月のレポート作成など、決まった手順の繰り返し作業はVBA（マクロ）で自動化すると非常に効率的です。
プログラミングの知識がなくても、ChatGPTに処理の内容を伝えれば、コードを生成してくれます。
【プロンプト例】
ExcelのVBA（マクロ）を作成したいです。
「Sheet1」のA1セルの値をコピーして、「Sheet2」のA1セルに貼り付ける、という処理のコードを教えてください。
3. アイデアが無限に広がる！最強の壁打ち（ブレスト）相手
「新しい企画を考えないといけないけど、何も思いつかない…」
一人で考えていると、どうしても視野が狭くなりがちです。
そんな時、ChatGPTはあなたの思考を刺激し、
発想を広げてくれる最高の壁打ち（ブレインストーミング）相手になってくれます。
ゼロから発想！企画のアイデア出し
どんなに些細なことでも、テーマを投げかければ、
自分では思いつかなかったような多様な切り口のアイデアを提案してくれます。
【プロンプト例】
当社は健康食品を扱うメーカーです。働く女性の健康課題を解決する、
新しいサプリメントのアイデアを10個、コンセプトとターゲット層も合わせて提案してください。
話がまとまる！プレゼンテーションの構成案
伝えたいことはたくさんあるのに、どういう順番で話せばいいか分からない。
そんな時は、ChatGPTに相談してみましょう。聞き手の心を掴む、論理的なストーリー構成を考えてくれます。
【プロンプト例】
新しい社内SNSの導入について、経営層にプレゼンをします。目的は導入の承認を得ることです。
以下の要素を含んだ、説得力のあるプレゼンテーションの構成案を作成してください。
・現状の課題（コミュニケーション不足）
・導入によるメリット（情報共有の迅速化、部門間連携の強化）
・想定される費用とスケジュール
客観的な視点で、アイデアを深掘り
自分のアイデアに自信が持てない時や、弱点を洗い出したい時にも有効です。
ChatGPTは、客観的な第三者として、あなたのアイデアに対するフィードバックをくれます。
【プロンプト例】
来月のキャンペーン企画として「SNSでの写真投稿キャンペーン」を考えています。
この企画の潜在的なリスクや、もっと良くするための改善点を、マーケティング担当者の視点で指摘してください。
4. 自分にぴったりの逸品が見つかる！仕事道具の選定
「長時間座っていても疲れない椅子が欲しいけど、種類が多すぎて選べない…」
そんな悩みもChatGPTに相談してみましょう。膨大な情報の中から、
あなたの希望に合った商品をリサーチしてくれます。
希望の条件を伝えるだけで、おすすめ商品を提案
予算や欲しい機能といった条件を伝えるだけで、具体的な商品を提案してくれます。
まるで優秀なコンシェルジュがいるかのようです。
【プロンプト例】
ショッピング機能を使って、予算5万円以内で、腰痛対策に優れていて、
デザインがモダンなオフィスチェアを3つ提案してください。
このように質問すると、条件に合った商品を画像付きでリストアップしてくれます。
【もっと便利に】ChatGPTを使いこなすためのコツと注意点
ChatGPTを最大限に活用し、安全に使うためには、いくつかのポイントがあります。
ここでは特に重要な「質問のコツ」と「セキュリティ」の2点を解説します。
より良い回答を引き出す「質問・指示のコツ」
欲しい回答を得るには、上手な質問が不可欠です。
以下の点を意識することで、回答の精度が格段に向上します。
・具体的に聞く： 「〇〇について3点で教えて」のように具体的に。
・役割を与える： 「プロの編集者として答えて」と役割を設定する。
・背景を伝える： 「会議で使う資料です」など背景を教える。
・対話を重ねる： 一度で完璧を求めず、対話で精度を上げる。
情報漏洩はNG！知っておくべきセキュリティ上の注意点
ビジネスで使うならセキュリティは最重要です。
・機密情報は入力しない： 個人情報や社外秘の情報は絶対に入力しないでください。
情報漏洩のリスクがあります。
・会社のルールを守る： 生成AIの利用について、自社のガイドラインを必ず確認しましょう。
・情報の真偽を確認する： ChatGPTは稀に誤った情報を生成します。
重要な内容は必ず裏付けを取りましょう。
また、ChatGPTはチャット内容の学習機能をオフにする機能があります。
右上の自分のアイコンから「設定（Settings）」を選択→「データコントロール（Data controls）」をクリック→
「すべての人のためにモデルを改善する（Chat history & training）」をオフ。
この3ステップで学習機能をオフに出来ますので、ビジネスで利用する際はこちらもおすすめです。
まとめ：ChatGPTを味方につけて、仕事をもっと楽しく、効率的に
今回は、ChatGPTの基本的な使い方から、ビジネスシーンで役立つ具体的な活用術までご紹介しました。
メール作成やExcel作業といった日々のタスクを効率化するだけでなく、
アイデア出しの壁打ち相手になるなど、ChatGPTはあなたの強力なビジネスパートナーになり得ます。
もちろん、便利なツールだからこそ、情報セキュリティなどの注意点を守って賢く使うことが大切です。
まずはこの記事で紹介した簡単なプロンプトから、あなたの仕事にChatGPTを取り入れてみませんか？
きっと、これまで以上に仕事が楽しく、そして効率的になるはずです。